Combien de temps garder les photos de ses clients ?

Le mail arrive un mardi, trois ans après le mariage. « Tu as encore nos photos ? On a changé d'ordinateur. » Le disque de l'année est plein. Le dossier est peut-être là, peut-être dans un placard. La galerie en ligne affiche qu'elle n'est plus accessible.

Combien de temps garder les photos de ses clients mélange les fichiers bruts, la sélection livrée et le lien que le client ouvre. Une règle écrite avant le jour J dit quoi garder, et quoi répondre.

Le disque plein et le mail tardif

Le disque est plein, tu hésites à effacer un vieux mariage. La galerie a une date de fin, et le couple n'a téléchargé que trois photos. Des années plus tard, le mail arrive. Une durée écrite donne la réponse. Sans elle, tu cherches.

Le délai de livraison fixe le moment où tu envoies la galerie. La conservation des fichiers commence après, et tu la décides à part. La galerie privée est le lieu où le client découvre sa sélection. Ton archive est la copie que tu gardes de ton côté, avec sa propre durée.

Trois durées à écrire

La galerie en ligne

C'est l'accès du client : une fenêtre que tu annonces, le temps qu'il télécharge. Le chiffre du contrat et celui de l'outil sont les mêmes.

Des outils comme Oqus permettent de fixer, à la création de la galerie, une durée d'accès de 7, 14, 30 ou 90 jours, ou de ne pas en fixer. Passée la date, la page publique indique que la galerie n'est plus accessible. Le bouton Réactiver la rouvre pour 90 jours.

La sélection livrée

Ce sont les photos retouchées que le client devait télécharger. Tu en gardes une copie le temps d'un renvoi, durée que tu choisis et que tu écris. Les textes cités plus bas ne fixent pas ce chiffre.

Les fichiers bruts

RAW, doubles, essais : ils pèsent lourd, et ils n'entrent dans la livraison que si ta prestation le prévoit. Tu les gardes pour retravailler une image, ou tu t'en sépares une fois la sélection contrôlée. Ce choix devient une clause du contrat de prestation.

La clause, avant le jour J

Dans le contrat, ou dans tes conditions (portrait, naissance, corporate), remplace les crochets. La durée vient de toi.

« La galerie en ligne reste accessible [durée] à compter de l'envoi du lien. Le client télécharge les photographies pendant ce délai et en conserve sa propre copie. Le photographe conserve une copie de la sélection livrée pendant [durée] après la livraison, afin de pouvoir la renvoyer sur demande. Passé ce délai, aucun renvoi n'est garanti. Les fichiers bruts ne sont pas livrés. »

Tu peux ajouter un renvoi payant tant que les fichiers sont là, ou un refus clair. Le montant, s'il y en a un, est le tien.

Annonce la même durée dans le message de livraison. Le suivi après la livraison rappelle cette date, avant le changement d'ordinateur. Si une panne, un déménagement ou un arrêt d'activité t'empêche de tenir la durée, dis-le avant qu'elle expire.

Sauvegarder la copie promise

La clause tombe à vide si la seule copie est sur l'ordinateur de prise de vue.

1. Une copie de travail, là où tu sélectionnes et retouches.
2. Une copie d'archive, sur un autre disque, nommée par année et par client (« 2024 / Martin / livré »).
3. Une copie hors du lieu de travail (autre adresse, ou espace en ligne que tu connais). Deux disques dans le même sac laissent passer un dégât des eaux.

Ce sont tes gestes, pas une norme. La sélection livrée reste sauvegardée pendant la durée écrite. Les RAW, seulement si tu as décidé de les garder. Passé cette durée, tu sors le dossier de la pile active : suppression, ou hors ligne s'il y a un litige. Tu notes la date.

Répondre au client qui redemande ses photos

Aucun de ces cas ne crée, à lui seul, un devoir de renvoyer des fichiers des années après.

La durée court encore, et tu as la copie. Tu renvoies la sélection livrée. Tu laisses les RAW de côté si la clause les exclut.

La durée est passée, et tu as encore les fichiers. Tu le dis. Un renvoi, gratuit ou payant, dépasse ce qui était convenu : tu le précises.

Tu n'as plus les fichiers. « Bonjour [prénom]. La galerie était accessible jusqu'au [date], et je ne conserve plus de copie de la sélection livrée au-delà de [durée]. Je ne peux pas renvoyer le dossier. » Si aucune durée n'était écrite, dis que tu n'as plus les fichiers, sans inventer une règle après coup. Rédige la clause pour les suivants, le jour même.

Ce que le RGPD demande, et ce qu'il ne fixe pas

Une photo qui permet d'identifier une personne est une donnée personnelle. La CNIL range l'image parmi ces informations (définition d'une donnée personnelle). Portrait, naissance, mariage, corporate avec visages reconnaissables : ce cadre s'applique. Un fichier sans personne identifiable se traite autrement. En cas de doute, fais confirmer le périmètre par un juriste.

L'article 5, paragraphe 1, point e, du RGPD demande une conservation « pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités ». Aucun nombre d'années n'y figure pour les photos d'un photographe. La CNIL ajoute que les données ne se conservent pas indéfiniment : quand aucun texte ne fixe la durée, le responsable du traitement la détermine selon l'objectif (les durées de conservation des données). Les référentiels de cette page (santé, recherche en santé, social et médico-social, ressources humaines) ne couvrent pas les photos de clients d'un photographe.

Pour le client dont tu collectes les données auprès de lui, l'article 13, paragraphe 2, point a, demande d'indiquer, au moment de la collecte, la durée, ou les critères pour la déterminer. Le paragraphe 4 dispense de la répéter si la personne l'a déjà. La clause lue avant la séance peut porter cette indication. Elle ne choisit pas la durée, et elle ne tient pas lieu d'avis sur ta base légale.

L'article 5.1.e n'admet une durée plus longue que pour un archivage dans l'intérêt public, la recherche ou les statistiques, avec les mesures de l'article 89. Un disque de mariages dans un placard n'y entre pas à lui seul. L'archivage intermédiaire décrit par la CNIL (contentieux ou obligation légale, accès limité) n'est pas systématique. Si tu le retiens, tu fixes encore une durée, hors de la pile de travail.

L'article L123-22 du Code de commerce dispose que « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans », parmi les obligations des commerçants. La CNIL prend les données de facturation comme exemple de cette durée. Une facture n'est pas un fichier photo. La durée de conservation de tes factures dépend de ton statut : fais-la confirmer par ton expert-comptable. Ce texte ne fixe pas la conservation des photos.

En résumé

1. Trois horloges : galerie, copie de la sélection livrée, fichiers bruts. Chacune a une durée que tu choisis et que tu écris.
2. La même date figure dans la clause et dans le message de livraison.
3. La sauvegarde couvre ce que tu as promis de renvoyer, hors de l'ordinateur de prise de vue.
4. Les dix ans du Code de commerce visent des documents comptables de commerçants. La durée de conservation de tes factures dépend de ton statut : fais-la confirmer par ton expert-comptable. Le RGPD demande une durée liée à la finalité, et d'en informer le client.

Le mail de dans trois ans s'écrit aujourd'hui, dans la clause.

Questions fréquentes

Combien de temps garder les photos de ses clients ?

Aucun texte cité ici ne fixe un nombre d'années pour les fichiers photo. Tu choisis une durée selon ce que tu promets, et tu l'écris. Les dix ans de l'article L123-22 visent les documents comptables et les pièces justificatives des commerçants. La durée de conservation de tes factures dépend de ton statut : fais-la confirmer par ton expert-comptable.

Faut-il conserver les fichiers RAW ?

Seulement si ta prestation le prévoit pour la livraison, ou si tu décides de les garder pour toi. Tu écris ce choix. Les textes cités ne donnent ni une obligation de les conserver, ni une date d'effacement.

Que répondre à un client qui redemande ses photos des années après ?

Relis la clause. Durée en cours et copie encore là : tu renvoies la sélection livrée. Durée passée, ou fichiers absents : tu le dis, sans inventer une règle après coup.